Carta per la protezione dei dati personali nell'ambito dell'utilizzo dell'extranet

ASSOCIAZIONE PINK LADY EUROPE

CARTA PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI NELL’AMBITO DELL’UTILIZZO DELL’EXTRANET 

 

OGGETTO DELLA CARTA

La presente carta per la protezione dei dati personali (la “Carta”) è stata elaborata al fine di illustrare gli impegni assunti dall’Associazione PINK LADY® Europe (associazione disciplinata dalla legge francese del 1 luglio 1901, con sede sociale ubicata al 145, avenue de Fontvert, 84130 Le Pontet, Francia e rappresentata dal Sig. Thierry MELLENOTTE, in qualità di Direttore) (“APLE”) e dalla società STAR FRUITS DIFFUSION SAS (società iscritta nel RCS di Avignone con numero 824 580 799 e sede sociale ubicata al 145, avenue de Fontvert, 84130 Le Pontet, rappresentata dal Sig. Renaud PIERSON, in qualità di Direttore) (“STAR FRUITS”) in materia di osservanza degli obblighi di cui al regolamento generale relativo alla protezione dei dati personali n° 2016/679 del Parlamento europeo e del Consiglio del 27 aprile 2016 (il “RGPD”) nell’ambito della gestione e dell’utilizzo dell’extranet clickpink.net (l’“Extranet”) da parte dell’APLE e di STAR FRUITS.

L’Extranet ha per oggetto la creazione di uno spazio di dialogo tra l’APLE, STAR FRUITS e gli utenti dell’Extranet, ovvero i membri della Rete di distribuzione selettiva PINK LADY® (Vivaisti autorizzati, Produttori autorizzati, Magazzini di confezionamento autorizzati, Distributori autorizzati) (l’“Utente” o gli “Utenti”).

Nel quadro della Rete di distribuzione selettiva PINK LADY® (la “Rete PINK LADY®”), tutti gli Utenti sono contrattualmente legati alla società STAR FRUITS, e taluni di essi (Vivaisti autorizzati, Produttori autorizzati, Distributori autorizzati) aderiscono all’APLE.

L’Extranet consente di riunire gli operatori della Rete PINK LADY® per favorire la comunicazione di informazioni, l’agevolazione degli scambi e l’interazione tra gli Utenti, l’APLE e STAR FRUITS, nel rispetto di condizioni che garantiscono la riservatezza dei dati, impedendo agli Utenti di avere accesso ai dati relativi a Utenti terzi, conformemente alle disposizioni di cui alle normative francesi ed europee in materia di concorrenza.

L’utilizzo dell’Extranet non è obbligatorio. L’Extranet, tuttavia, sarà il mezzo privilegiato ai fini della redazione del resoconto produttivo annuale, della condivisione del disciplinare, della consultazione della documentazione attinente alle operazioni riguardanti la Rete PINK LADY®, nonché dell’inoltro di qualsivoglia richiesta di modifica dei dati concernenti gli Utenti.

L’Extranet è uno strumento posto al servizio dello sviluppo della Rete PINK LADY®, che consente di rinforzare il senso di appartenenza degli Utenti a livello globale.

In virtù dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, la Carta definisce le norme che l’APLE e STAR FRUITS si impegnano a rispettare in occasione del trattamento di dati personali raccolti e trattati nell’ambito dell’Extranet. La Carta consente di informare gli Utenti delle modalità di protezione dei dati personali adottate in occasione del trattamento degli stessi ad opera dell’APLE e/o di STAR FRUITS, nonché dei diritti garantiti agli Utenti stessi.

 

IL CAMPO DI APPLICAZIONE DELLA CARTA

2. 1. Il trattamento di dati personali

Le regole definite dalla Carta si applicano alle attività di trattamento di dati personali condotte nell’ambito della gestione e dell’utilizzo dell’Extranet da parte dell’APLE e/o di STAR FRUITS.

 

• I dati personali

I dati personali si definiscono come qualunque informazione relativa a una persona fisica identificata o identificabile (i “Dati Personali”). Una persona fisica può essere identificata o identificabile, direttamente o indirettamente, attraverso i Dati Personali, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati inerenti all'ubicazione, un identificativo online, o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

 

• Il trattamento di Dati Personali

Il trattamento di Dati Personali (il “Trattamento di Dati Personali”) si definisce come qualunque operazione o insieme di operazioni compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a Dati Personali o insiemi di Dati Personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l'uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la limitazione, la cancellazione o la distruzione.

 

1. 2. Il rispetto delle norme definite dalla Carta

Le norme definite dalla Carta si applicano alla totalità dei soggetti coinvolti nel Trattamento di Dati Personali in occasione della gestione e dell’utilizzo dell’Extranet da parte dell’APLE e/o di STAR FRUITS, indipendentemente dallo status dei medesimi, ivi compresi i rappresentanti, i dipendenti, i lavoratori interinali, gli stagisti, i dipendenti di società prestatrici e i visitatori occasionali.

Dipendenti, rappresentanti, lavoratori interinali, stagisti, dipendenti di società prestatrici e visitatori occasionali, indipendentemente dal proprio status, si impegnano a garantire l’osservanza delle disposizioni di cui alla presente Carta da parte di qualunque soggetto eventualmente deputato al Trattamento di Dati Personali per conto dell’APLE e/o di STAR FRUITS.

 

GLI INTERLOCUTORI DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI PRESSO L’APLE E STAR FRUITS

I Contitolari del Trattamento dei Dati Personali sono:

• l’APLE, in qualità di persona giuridica legalmente rappresentata da Thierry MELLENOTTE, clickpink@pinkladyeurope.com; Tel.: +33(0)4.90.33.65.00.
• la società STAR FRUITS, in qualità di persona giuridica legalmente rappresentata da Renaud PIERSON, info@star-fruits.com; Tel.: +33(0)4.90.16.46.00.

I Contitolari del Trattamento dei Dati Personali determinano le finalità e i mezzi del Trattamento di Dati Personali.

La mancata osservanza delle disposizioni di cui al RGPD determina la responsabilità dell’APLE e di STAR FRUITS.

 

I SEI GRANDI PRINCIPI ALLA BASE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

Nell’ambito delle attività di Trattamento di Dati Personali necessarie alla gestione e all’utilizzo dell’Extranet, l’APLE e STAR FRUITS osservano i sei principi seguenti:

1. il Trattamento di Dati Personali rispetta i principi di liceità, correttezza e trasparenza;
2. i Dati Personali sono raccolti per finalità determinate, esplicite e legittime;
3. il Trattamento di Dati Personali interviene in ossequio al principio di minimizzazione. Ciò significa che i Dati Personali devono essere strettamente necessari al conseguimento delle finalità perseguite;
4. i Dati Personali sono corretti e aggiornati;
5. la durata del periodo di conservazione dei Dati Personali deve essere prevista e adeguata alle finalità del Trattamento di Dati Personali;
6. il Trattamento di Dati Personali rispetta i principi di integrità e di riservatezza volti a garantire l’adeguata sicurezza dei Dati Personali.

 

LE SEI BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

I Dati Personali sono trattati ai fini della gestione e dell’utilizzo dell’Extranet, conformemente all’oggetto sociale dell’associazione, e da STAR FRUITS in esecuzione dei contratti conclusi con gli Utenti.

1. 1. Le sei basi giuridiche del Trattamento di Dati Personali

Il Trattamento di Dati Personali deve obbligatoriamente fondarsi su una delle sei basi giuridiche previste dal RGPD, così come di seguito definite:

1. il consenso dell’interessato dal Trattamento di Dati Personali;
2. l’esecuzione di un contratto;
3. l’adempimento di un obbligo legale;
4. la tutela degli interessi vitali di una persona fisica;
5. l’esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all’esercizio di pubblici poteri;
6. l’interesse legittimo perseguito, a condizione che non prevalgano gli interessi o i diritti e le libertà fondamentali dell’interessato.

 

1. 2. Le due principali basi giuridiche del Trattamento di Dati Personali nell’ambito dell’Extranet

Nello specifico, l’APLE e/o STAR FRUITS provvedono al Trattamento di Dati Personali in funzione delle seguenti basi giuridiche:

• L’esecuzione di un contratto nel quadro della Rete PINK LADY®

Nell’ambito delle relazioni contrattuali intrattenute con STAR FRUITS e/o con l’APLE, taluni Utenti (Vivaisti autorizzati, Produttori autorizzati, Distributori autorizzati della Rete PINK LADY®) hanno aderito all’APLE e si sono impegnati a rispettare gli statuti e le decisioni collettive di quest’ultima.

Pertanto, il Trattamento di Dati Personali contenuti nei contratti summenzionati, nel contesto della gestione e dell’utilizzo dell’Extranet, si fonda sull’esecuzione del contratto che lega gli Utenti a STAR FRUITS e/o all’APLE.

• Il consenso degli Utenti in occasione della connessione all’Extranet

Taluni Utenti (Magazzini di confezionamento autorizzati della Rete PINK LADY®) non aderiscono all’APLE.

Inoltre, al fine di garantire un funzionamento ottimale dell’Extranet, l’APLE potrebbe richiedere agli Utenti di fornire taluni Dati Personali complementari (ad esempio una foto, il sesso e la data di nascita) non figuranti nei contratti conclusi tra gli Utenti e STAR FRUITS e/o l’APLE.

Nei due casi di cui sopra, il Trattamento di tali Dati Personali è soggetto all’ottenimento del consenso preliminare dell’interessato per le finalità specifiche perseguite dal Trattamento di Dati Personali di cui all’articolo 6 della presente Carta.

L’interessato è libero di fornire il proprio consenso al Trattamento dei suddetti Dati Personali. L’interessato può ritirare il proprio consenso conformemente alle disposizioni di cui all’articolo 11 della presente Carta.

Per manifestare il proprio consenso al Trattamento di Dati Personali, conformemente alla politica di gestione dei Dati Personali dell’APLE e di STAR FRUITS di cui alla presente Carta, l’interessato provvede alla spunta di un’apposita casella al momento della connessione all’Extranet e/o dell’utilizzo dell’Extranet in occasione della raccolta dei propri Dati Personali. La pagina Internet che funge da supporto alla summenzionata spunta contiene un richiamo alla presente Carta.

 

1. 3. I Dati Personali concernenti soggetti terzi

Gli interessati sono gli unici soggetti abilitati a fornire i propri Dati Personali.

Gli Utenti che trasmettano Dati Personali relativi a terzi si impegnano ad adempiere i relativi obblighi di cui al RGPD e, nello specifico, a ottenere il consenso preliminare dell’interessato, nonché a soddisfare gli obblighi legali di informazione. A tal proposito, l’APLE e STAR FRUITS escludono qualunque tipo di responsabilità concernente l’eventuale inosservanza, nel quadro appena descritto, delle disposizioni di cui al RGPD.

 

I DATI PERSONALI RACCOLTI E TRATTATI DALL’APLE E DA STAR FRUITS E LE FINALITÀ DEL TRATTAMENTO

L’APLE e/o STAR FRUITS trattano solo ed esclusivamente i Dati Personali strettamente necessari, adeguati e pertinenti alle finalità perseguite in funzione di una delle basi giuridiche di cui all’articolo 5 della presente Carta. Suddetto Trattamento di Dati Personali è finalizzato a consentire la gestione e l’utilizzo dell’Extranet.

 

1. 1. I principali Trattamenti di Dati Personali effettuati dall’APLE e/o da STAR FRUITS

I Dati Personali degli Utenti necessari ai fini dell’adempimento degli obblighi contrattuali e al funzionamento dell’Extranet sono raccolti e conservati dall’APLE e/o da STAR FRUITS in un archivio informatico, su di un server stabilito all’interno dell’Unione Europea, ovvero in un archivio fisico protetto e con accesso limitato.

Suddetti Dati Personali sono inoltre oggetto di un Trattamento di Dati Personali concernente il funzionamento dell’Extranet.

 

1. 2. Le finalità perseguite dal Trattamento di Dati Personali nell’ambito dell’Extranet

Le attività di Trattamento di Dati Personali perseguono, nello specifico, la/le seguente/i finalità, necessaria/e ai fini della gestione e del funzionamento dell’Extranet:

• Nome e Cognome del rappresentante legale, ragione sociale della società: identificazione dell’Utente dell’account ai fini dell’invio delle informazioni concernenti le attività della Rete PINK LADY®;
• Inventario del frutteto: messa a disposizione dell’Utente dello stato dell’inventario del frutteto della propria società;
• Foto, data di nascita e sesso: personalizzazione e identificazione dell’Utente del profilo, statistiche globali dei membri della Rete PINK LADY®;
• Email: invio della newsletter PINK LADY® con le nuove informazioni disponibili sulla piattaforma e di ulteriori comunicazioni concernenti la Rete PINK LADY®;
• Cognome e nome di dipendenti dell’azienda dell’Utente: identificazione degli interlocutori da contattare nel quadro delle attività della Rete PINK LADY®;
• Resoconto produttivo annuale: trasmissione dei dati al dipartimento tecnico e qualità dell’APLE.

 

1. 3. La diffusione delle informazioni relative alle attività dell’APLE, di STAR FRUITS e/o della Rete PINK LADY®

Gli Utenti potrebbero ricevere ulteriori informazioni concernenti le attività dell’APLE, di STAR FRUITS e/o della Rete PINK LADY®.

Gli Utenti sono liberi di opporsi, in qualunque momento, al Trattamento dei propri Dati Personali ai fini della diffusione di informazioni riguardanti le attività dell’APLE, di STAR FRUITS e/o della Rete PINK LADY®, conformemente alle disposizioni di cui all’articolo 11 della presente Carta.

 

1. 4. Le ulteriori attività di Trattamento di Dati Personali

Fatti salvi l’informazione e l’ottenimento del consenso preliminare ed esplicito dell’interessato, l’APLE e/o STAR FRUITS potrebbero essere tenute a condurre ulteriori attività di Trattamento di Dati Personali per finalità complementari connesse alla gestione e all’utilizzo dell’Extranet.

 

LA DURATA DEL PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI PERSONALI

I Dati Personali sono conservati per un periodo della durata strettamente necessaria al Trattamento dei medesimi, ad opera dell’APLE e di STAR FRUITS, ai fini del funzionamento dell’Extranet e dell’utilizzo del medesimo da parte degli Utenti. Il periodo di conservazione non supera la durata delle relazioni contrattuali intrattenute dagli Utenti con STAR FRUITS e/o l’APLE nell’ambito della Rete PINK LADY®.

In ogni caso, i Dati Personali degli Utenti saranno eliminati dall’Extranet un anno dopo la cessazione del contratto che lega l’Utente a STAR FRUITS e/o la cessazione dell’adesione dell’Utente all’APLE.

 

I DESTINATARI DEI DATI PERSONALI

I destinatari dei Dati Personali all’interno dell’APLE sono:

• il dipartimento comunicazione;
• la direzione e il dipartimento amministrativo;
• il dipartimento tecnico e qualità;
• il dipartimento contabile.

 

I destinatari dei Dati Personali all’interno di STAR FRUITS sono:

• il dipartimento di sviluppo delle varietà filiere;
• la direzione;
• il dipartimento contabile;
• la divisione marchi.

Non si effettuano trasferimenti di Dati Personali al di fuori dell’Unione Europea.

 

IL RISPETTO DELL’OBBLIGO DI INFORMAZIONE RIGUARDANTE IL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

In occasione di ciascuna raccolta di Dati Personali, l’interessato deve ricevere le informazioni relative a un determinato numero di elementi: le informazioni obbligatorie.

Le informazioni obbligatorie devono essere visibili e accessibili sui supporti dell’Extranet che consentono la raccolta dei Dati Personali.

Le informazioni obbligatorie fornite dall’APLE e da STAR FRUITS in occasione di ciascuna raccolta di Dati Personali sono, nello specifico, le seguenti:

• l’identità e le informazioni di contatto del Titolare del Trattamento;
• le finalità perseguite dal Trattamento di Dati Personali, nonché le relative basi giuridiche;
• i destinatari o le categorie di destinatari dei Dati Personali;
• gli eventuali trasferimenti dei Dati Personali verso un Paese non facente parte dell’Unione europea;
• la durata del periodo di conservazione dei Dati Personali o i criteri impiegati ai fini della determinazione della medesima;
• la sussistenza del diritto di richiedere al Titolare del Trattamento l’accesso ai propri Dati Personali, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del Trattamento concernente l’interessato, nonché del diritto alla portabilità dei Dati Personali e di opporsi al Trattamento dei medesimi;
• laddove il Trattamento di Dati Personali sia fondato sul consenso dell’interessato, la sussistenza del diritto di revocare il proprio consenso in qualunque momento;
• il diritto dell’interessato di presentare reclamo presso la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL);
• le ragioni e il carattere obbligatorio o facoltativo della comunicazione di Dati Personali (carattere normativo, contrattuale, determinante o meno la conclusione di un contratto o la fornitura di un servizio) e le conseguenze in caso di mancata comunicazione dei Dati Personali.

 

LA MESSA IN SICUREZZA DEI DATI PERSONALI

10. 1. Le misure di sicurezza generali

Il Trattamento di Dati Personali ad opera dell’APLE e di STAR FRUITS nel quadro della gestione e dell’utilizzo dell’Extranet interviene nel rispetto dei principi di integrità e di riservatezza volti a garantire la sicurezza ottimale dei Dati Personali.

L’APLE e STAR FRUITS adottano misure tecniche e organizzative adeguate al fine di garantire ai Dati Personali un livello di sicurezza commisurato al rischio, in funzione della natura, del contesto e delle finalità del Trattamento di Dati Personali, nonché dei diritti e delle libertà degli interessati. In particolare:

• la pseudonimizzazione e la cifratura dei Dati Personali;
• la costante riservatezza, integrità, disponibilità e resilienza dei sistemi e delle procedure di Trattamento di Dati Personali, nello specifico per mezzo della messa in sicurezza delle apparecchiature informatiche mediante l’utilizzo di firewall, antivirus, chiusura automatica delle sessioni, messa in sicurezza dei server e dei dispositivi portatili;
• in caso di incidente fisico o tecnico, l’adozione di mezzi che consentano di ristabilire la disponibilità e l’accesso ai Dati Personali entro i termini più opportuni;
• l’analisi e la valutazione periodica dell’efficacia delle misure tecniche e organizzative volte a garantire la sicurezza del Trattamento di Dati Personali.

I Dati Personali sono conservati in forma criptata su archivi e server informatici e in forma protetta in caso di archivi fisici.

L’accesso ai Dati Personali è sottoposto a un controllo rigoroso ed è riservato solo ed esclusivamente ai soggetti debitamente autorizzati.

 

1. 2. Notifiche dell’eventuale violazione della protezione dei Dati Personali agli interessati e adozione di misure adeguate

In caso di incidente fisico o tecnico che determini un rischio elevato per i diritti e le libertà degli interessati dal Trattamento di Dati Personali, l’APLE e STAR FRUITS si impegnano a fare quanto possibile al fine di informare gli interessati e la CNIL quanto prima.

L’APLE e/o STAR FRUITS adottano le misure più appropriate per porre rimedio alla violazione dei Dati Personali e, se del caso, le misure necessarie per limitare eventuali conseguenze negative.

 

I DIRITTI GARANTITI AGLI INTERESSATI DAL TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

Agli interessati dal Trattamento di Dati Personali è garantito il diritto di richiedere all’APLE e/o a STAR FRUITS l’accesso, la rettifica e la cancellazione dei propri Dati Personali, nonché la limitazione del Trattamento dei medesimi.

Agli interessati dal Trattamento di Dati Personali fondato sul consenso è riconosciuto il diritto di opporsi al Trattamento stesso presso l’APLE e/o STAR FRUITS.

Conformemente al diritto alla portabilità di cui al RGPD, agli interessati dal Trattamento di Dati Personali è riconosciuto il diritto di richiedere all’APLE e/o a STAR FRUITS il trasferimento dei propri Dati Personali.

Le richieste riguardanti l’esercizio dei diritti garantiti agli interessati dal Trattamento di Dati Personali possono essere inoltrate tramite una semplice richiesta scritta accompagnata dai relativi documenti giustificativi:

 

• via email:

all’APLE: clickpink@pinkladyeurope.com

         a STAR FRUITS: info@star-fruits.com

• o via posta al seguente indirizzo:

Per l’APLE:

Association Pink Lady® Europe

145 avenue de Fonvert

84130 Le Pontet, France

Per STAR FRUITS:

STAR FRUITS

145 avenue de Fonvert

84130 Le Pontet, France

 

Gli interessati dal Trattamento di Dati Personali che dopo aver contattato l’APLE e/o STAR FRUITS dovessero ritenere che i propri diritti siano stati violati potranno presentare un reclamo alla CNIL online (https://www.cnil.fr) o via posta (CNIL, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - France).

 

LA DIFFUSIONE E LA COMUNICAZIONE DELLA CARTA

La presente Carta è disponibile sul sito dell’Extranet.

La presente Carta è comunicata agli Utenti in occasione della prima connessione all’Extranet, nonché di ciascuna raccolta di Dati Personali a cui gli interessati abbiano previamente acconsentito.